DER DATENSATZ HÖRT BEIM
ABSCHLUSS NICHT AUF.
Der Deal ist gewonnen — und ab hier weiß Ihr CRM nichts mehr. In CMP42 wird aus dem Deal ein Projekt, und das Projekt trägt, was danach gilt: Vertrag, AVV, Datenkategorien, Aufbewahrung.
GEWONNEN. UND DANN?
Dass ein Deal Closed Won erreicht, ist das Letzte, was die meisten CRMs dazu zu sagen haben. Die Stage steht, der Forecast ist aktualisiert, der Datensatz wird still. Alles, was in diesem Moment rechtlich beginnt, beginnt woanders.
Der Vertrag liegt in SharePoint. Der Auftragsverarbeitungsvertrag in einem Ordner, den jemand im Legal-Team pflegt. Die Aufbewahrungsfrist hat niemand im Kopf — was die höfliche Umschreibung dafür ist, dass sie in einer E-Mail von 2024 steht. Und die Frage, die ein Prüfer stellt — auf welcher Grundlage halten Sie die Daten dieser Person noch, und bis wann? — muss rekonstruiert werden, aus drei Systemen und einer Erinnerung.
Das ist keine Werkzeuglücke, die ein eigenes Feld schließt. Es ist ein anderes Rechtsregime als das vor dem Abschluss, und es braucht ein eigenes Objekt.
WAS DAS PROJEKT TRÄGT.
Ein Projekt ist in der Podma Workbench ein eigenständiges Objekt mit eigenen Feldern — nicht drei Zusatzfelder am Deal und eine Namenskonvention, die alle vergessen.
Eigene Spalten
- Vertragsverweis, Vertrag unterzeichnet, Vertragsende — was vereinbart wurde, ab wann, bis wann.
- AVV-Verweis — der Auftragsverarbeitungsvertrag, der dieses Engagement regelt (Art. 28 DSGVO).
- Datenkategorien und besondere Kategorien — welche Art von Daten dieses Projekt berührt, mit Art. 9 getrennt ausgewiesen, weil er getrennt behandelt wird.
- Aufbewahrungsregel, Aufbewahrung bis, Legal Hold — wie lange, bis wann, und ob etwas diese Antwort eingefroren hat.
Eigene Kanten
- Zurück zum Deal, aus dem es wurde — damit die kommerzielle Historie von der Lieferung aus erreichbar bleibt und niemand sie aus einem Ordnernamen rekonstruiert.
- Zum Vertragspartner — wer die Gegenseite dieser Vereinbarung ist, und das ist nicht immer, wer die Bestellung unterschrieben hat.
- Zu den Personen, nach Rolle — Sponsor, Stakeholder, Team. „Wen fragen wir dazu" wird eine Frage, die man durch Filtern beantwortet, nicht durch Herumfragen.
AUS DER PRÜFERFRAGE WIRD EINE ABFRAGE.
Weil das Projekt im selben Graphen liegt wie die Personen und das Unternehmen, hört die Frage auf, Archäologie zu sein. Welche Projekte sind über ihrer Aufbewahrungsfrist? Welche halten Art.-9-Daten, und unter welchem AVV? Welche Personen hängen an einem Projekt, das noch läuft, und welche an einem, das vor zwei Jahren endete?
Jede davon ist ein Filter in der Podma Workbench oder ein Lesevorgang über MCP. Kein Report, den jemand baut, und kein Export, den jemand abgleicht. Und jede Änderung an jedem dieser Felder trägt Version, Zeit und Quelle im Änderungsprotokoll — das ist der Teil, auf den es ankommt, wenn die Frage ein Jahr später gestellt wird.
- Eine Aufbewahrungsfrist, nach der man filtern kann, keine, an die man sich erinnert.
- Art.-9-Kategorien am Projekt deklariert, nicht aus der Branche geschlossen.
- Der AVV von der Person aus erreichbar, über typisierte Kanten.
- Jede Änderung zuordenbar, mit Zeit und Quelle.
DIE AUFBEWAHRUNGSFRIST VERWEIGERT.
Ein Feld, das eine Aufbewahrungsfrist festhält, ist Dokumentation. Ein Feld, das eine Löschung stoppt, ist eine Kontrolle. CMP42 macht das Zweite: Eine Entfernung wird verweigert, solange ein Legal Hold gesetzt ist oder die Aufbewahrungsfrist in der Zukunft liegt.1 Die Verweigerung wird als Ereignis ins Änderungsprotokoll geschrieben — was Sie einem Prüfer vorzeigen können, ist also nicht die Richtlinie, sondern der Moment, in dem das System sie durchgesetzt hat.
Das wirkt in beide Richtungen. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt Daten aus, die Sie gesetzlich aufbewahren müssen, und § 257 HGB sowie § 147 AO machen diese Pflicht für deutsche Unternehmen konkret. Ein System, das einen Datensatz unter Legal Hold bereitwillig löscht, ist nicht DSGVO-konform — es ist nur gehorsam.
¹ Geplant für das nächste Release.
WAS DAS TUT — UND WAS NICHT.
CMP42 ist in der Alpha. Das Projekt-Objekt ist gebaut und läuft; die Linie darunter zeigt, wo es aufhört — in klaren Worten.
Was heute funktioniert
- Ein Projekt ist ein eigenes Objekt mit eigenen Feldern für Vertrag, AVV, Datenkategorien, Art.-9-Kategorien, Aufbewahrungsregel, Aufbewahrungsdatum und Legal Hold.
- Typisierte Kanten führen zurück zum Deal, zum Unternehmen und zu den beteiligten Personen, jede mit eigenem Gültigkeitszeitraum.
- Jede Änderung steht im Änderungsprotokoll mit Version, Zeit und Quelle.
- Filtern und lesen wie alles andere in der Workbench — oder ein Agent liest es über MCP.
Was es nicht ist
- Keine Dokumentenablage. Vertrags- und AVV-Verweis sind Verweise. Die Dateien bleiben dort, wo Ihr Legal-Team sie hält.
- Keine Fristenberechnung, keine Erinnerungen. Eine Aufbewahrungsfrist ist ein Datum, nach dem man filtern kann, kein Terminplaner.
- Kein Workflow. Was passiert, wenn ein Projekt endet, ist Ihr Prozess; CMP42 hält ihn fest, statt ihn zu steuern.
- Die Oberfläche zeigt die deutschen Feldbeschriftungen noch nicht. Sie sind in der Registry hinterlegt; angezeigt werden weiterhin die englischen Namen.
Bringen Sie das unangenehme Projekt mit in den Termin.
Das, bei dem der Vertrag endete, die Daten nicht, und niemand ganz sicher ist, welche Vereinbarung es abdeckt. Fünfzehn Minuten, keine Folien.
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